Mẫu Bảng Chấm Công – 1 Số Hình thức chấm công

Bảng chấm công là một trong những chứng từ cần thiết trong một doanh nghiệp. Nó đảm bảo tính công bằng và minh bạch cho việc tính lương cho nhân viên. Bạn đã hiểu về cách chấm công và hình thức chấm công trong bảng tính lương chưa? 

Nào hãy cùng https://ketoanacb.com tìm hiểu việc chấm công diễn ra như thế nào? Và Cách thức lập một bảng chấm công trong kế toán ra sao

Bảng chấm công là gì?

Mục đích Bảng chấm công được dùng để theo dõi ngày công thực tế mà người lao động đã làm việc hoặc nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hôi trong tháng. Bảng chấm công sẽ làm căn cứ tính trả lương cho người lao động đầy đủ và chính xác nhất.

Bảng chấm công được sử dụng ở hầu hết các doanh nghiệp, đơn vị nhằm đảm bảo quyền và lợi ích cho cả người lao động lẫn người sử dụng lao động.

Mẫu bảng chấm công bao gồm:

• Bảng chấm công làm thêm giờ và theo giờ
• Bảng chấm công theo ngày
• Bảng chấm công theo tháng… tùy vào từng vị trí, bộ phận và công việc.

Trong một công ty, mỗi bộ phận, phòng ban, tổ/nhóm đều phải lập bảng chấm công hàng tháng, chuyển lưu tại phòng kế toán và sử dụng các loại giấy tờ liên quan khác để áp dụng tính lương. Thông thường bảng chấm công được làm trên máy tính dưới dạng file Excel.

Cơ sở của mẫu bảng chấm công

Để tiến hành làm mẫu bảng chấm công, bạn cần có số liệu cụ thể về ngày công làm việc của nhân viên qua các phương pháp sau:

• Chấm công ngày: Khi người lao động làm việc tại đơn vị thì mỗi ngày sẽ dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.
• Chấm công theo giờ: Người lao động làm bao nhiêu công việc trong ngày thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số giờ công thực hiện bên cạnh ký hiệu tương ứng.
• Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. Do đó, khi người lao động nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương thời gian.

Cách làm bảng chấm công

Mỗi đơn vị sẽ có cách lập bảng chấm công khác nhau nhưng đều quy về một tiêu chuẩn nhất định. Việc thiết lập mẫu bảng chấm công không theo một tiêu chuẩn nhất định dẫn đến những sai sót, bất cập trong việc tính công.

Doanh nghiệp cần tạo một bảng chấm công và tính lương mẫu với những quy ước chấm công, tăng ca thêm giờ, tăng ca chủ nhật, phép, nghỉ bù… để có thể tính chính xác. Dưới đây là những quy ước chung để thiết lập bảng chấm công mà doanh nghiệp có thể tham khảo.

Để làm bảng chấm công cần có số lượng ngày công cụ thể của nhân viên – Ảnh: Internet

Một số quy ước chấm công:

• X: Công trong giờ ngày thường 08 tiếng, nếu ít hơn 08 giờ, ghi số giờ
• P: Phép hưởng lương
• L: Lễ nghỉ hưởng lương
• TC: Tăng ca chủ nhật, nếu tăng ca ít hơn 08 giờ ghi số giờ
• TCL: Tăng ca lễ, nếu tăng ca ít hơn 08 giờ ghi số giờ
• NB: Nghỉ bù hưởng lương

Chủ nhật, lễ, tăng ca nếu nghỉ bù đánh TB (không tính lương, do đó NB tính lương). Số ngày nghỉ bù tương ứng nên có sheet theo dõi riêng.

Số giờ làm việc ghi số.

• Một số quy ước tính lương từ số ngày công, giờ công (có thể khác nhau tuỳ DN):
• Ngày thường: Tăng ca sau 05 giờ nhân 1.5, sau 09 giờ nhân 02
• Chủ nhật: Nhân 1.5, tăng thêm giờ sau 05 giờ nhân 02, sau 09 giờ nhân 03
• Lễ: Nhân 03, tăng thêm giờ sau 05 giờ nhân 4.5
• Các hệ số nhân này ghi vào dòng 09 tại các cột tương ứng

Quy ước khác:

• Phụ cấp đi lại cho 01 ngày có đi làm
• Phụ cấp tiền ăn trưa
• Phụ cấp trách nhiệm
• Phụ cấp công trình bằng tỷ lệ % so với lương chính
• Tăng ca trên 03 giờ 01 ngày hưởng thêm phụ cấp tiền ăn tối. Số giờ quy định này ghi vào ô K43 bảng chấm công

==> Xem cách gửi bảng lương cho nhân viên qua mail bằng mail merge

Mẫu bảng chấm công hàng ngày:

Một ví dụ về mẫu bảng chấm công – Ảnh: Internet

Hy vọng rằng những thông tin trên của ketoanacb sẽ hữu ích với bạn trong việc thiết lập mẫu bảng chấm công chuẩn nhất. Để hỗ trợ chấm công, quản lý nhân sự một cách hiệu quả, nhiều đơn vị đã sử dụng các phần mềm công nghệ nhằm tối ưu quy trình và bảo mật thông tin chính xác nhất.

Một số mẫu bảng chầm công cho các bạn tải về tham khảo

• Mẫu 1 theo thông tư 200
• Mẫu 2 bảng chấm công ngày, tháng link tải
• Mẫu 3 bảng chấm công giờ và thêm giờ

Khái niệm chấm công là gì? Các hình thức chấm công

Chấm công là một việc làm quen thuộc và vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp, công ty… những nơi sử dụng lao động. Việc chấm công sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp hay các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được số ngày, số giờ công làm việc của mỗi nhân viên.

Từ việc chấm công này, các bộ phận liên quan sẽ có thể dễ dàng thực thi các quy định, nội quy của doanh nghiệp, hỗ trợ rất lớn cho việc tính lương, thưởng hoặc khiển trách nhân viên.

Hiện nay, các hình thức chấm công khá đa dạng. Được sử dụng phổ biến nhất hiện nay phải kể tới các hình thức chấm công như:

• Chấm công bằng thẻ giấy
• Chấm công bằng thẻ từ
• Chấm công bằng khuôn mặt
• Chấm công bằng vân tay
• Chấm công online…

Dưới đây chúng tôi sẽ đi sâu và đánh giá ưu nhược điểm của từng hình thức chấm công nói trên.

Đánh giá ưu nhược điểm của từng hình thức chấm công phổ biến hiện nay

1. Hình thức chấm công cơ học bằng thẻ giấy

Cách chấm công này sử dụng máy chấm công thẻ giấy và thẻ giấy để lưu lại các dữ liệu cần thiết khi chấm công. Mỗi lần chấm công, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy sau đó máy sẽ in ra ngày, giờ lên thẻ.

Ở mỗi chiếc thẻ giấy sẽ đều được chia sẵn các cột giờ vào, ra cho 3 ca làm việc (sáng, chiều, làm ngoài giờ) cho 31 ngày, chính vì vậy khi sử dụng, nhân viên sẽ chỉ cần 1 thẻ giấy để sử dụng cho cả tháng.

Ưu điểm khi chấm công bằng thẻ giấy:

• • Sử dụng hình thức chấm công này các doanh nghiệp sẽ không mất thời gian để lấy dấu vân tay, làm thẻ từ… đồng thời không cần kết nối với máy tính, không cần tổng hợp dữ liệu.
  • Mang đến sự thuận tiện cho phía doanh nghiệp khi không cần cài đặt và việc sử dụng cũng dễ dàng hơn.

• • Tốc độ in của máy rất nhanh nên chỉ cần 1 giây cho mỗi lần chấm công

• Bạn cũng có thể dễ dàng di chuyển máy đến vị trí mong muốn, không cần lắp đặt
• Ở các dòng máy chấm công thẻ giấy thường được tích hợp thêm chuông báo giờ vào làm, giờ nghỉ, in được nhiều màu mức khác nhau…
• Đầu tư cho hình thức chấm công này ít tốn kém hơn so với việc chấm công bằng thẻ từ, khuôn mặt…

Nhược điểm của việc chấm công bằng thẻ giấy:

• Thẻ giấy được sử dụng cho cả tháng nên đòi hỏi nhân viên luôn phái mang theo bên mình và bảo quản cẩn thận mới có thể chấm công được
• Chấm bằng thẻ giấy có thể có nhiều trường hợp gian lận, chấm hộ nhau. Thường thì các công ty sẽ cần thêm 1 người để giám sát nhằm hạn chế tối đa hiện tượng này
• Quá trình tổng hợp lại thông tin, dữ liệu phải làm thủ công nên có thể gây ra sai sót, đặc biệt rất tốn thời gian và công sức.

2. Hình thức chấm công điện tử bằng thẻ từ

Phương pháp chấm công bằng thẻ từ này yêu cầu phải trang bị máy chấm công thẻ từ. Mã số và các thông tin cần thiết của người lao động sẽ được lưu trong thẻ. Khi chấm công, chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ, thông tin ngày giờ ra vào sẽ được lưu lại trong máy.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ:

• • Thời gian chấm công nhanh chóng chỉ mất khoảng 2 giây giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô lớn.
  • Sử dụng loại thẻ nhựa nên cũng dễ bảo quản hơn so với dòng thẻ giấy

• • Tích hợp cùng phần mềm chấm công, dễ dàng kết nổi với máy tính cho việc xử lý thông tin nhanh chóng, hiệu quả

• Tránh tối đa sai sót, tiết kiệm thời gian, công sức cho các bộ phận quản lý, hành chính nhân sự, kế toán…
• Có thể được tích hợp thêm các chức năng kiểm soát cửa ra vào, chấm công bằng vân tay, chấm công khuôn mặt…
• Bộ nguồn dự trữ đề phòng mất dữ liệu khi mất điện.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ:

• Phát sinh thêm chi phí in thẻ từ cho nhân viên
• Đòi hỏi người lao động phải mang theo thẻ
• Có thể chấm công hộ dễ dàng nếu không có người giám sát.

3. Hình thức chấm công bằng vân tay

Hình thức chấm công này cũng sử dụng máy chấm công điện tử vân tay. Bằng việc ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay kết hợp cùng các công nghệ xử lý hình ảnh máy có thể xác định danh tính của mỗi người bằng dấu vân tay.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:

• Hạn chế tình trạng gian lận bởi vân tay của mỗi người là khác nhau
• Đem lại độ chính xác cao
• Máy thực hiện việc chấm công nhanh chóng, chuyên nghiệp
• Cho phép trích xuất dữ liệu ngày nghỉ, tăng ca, thời gian ra vào…linh hoạt giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
• Không phát sinh các chi phí in thẻ giấy thẻ từ, chi phí ban đầu cũng rẻ hơn so với hình thức chấm công khuôn mặt, mống mắt

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:

• Tay ướt, quá lạnh hoặc bị thương đều sẽ ảnh hưởng đến quá trình chấm công
• Với những bộ phận sản xuất kim loại, hóa chất…vân tay hay bị mòn rất khó lấy vân tay

4. Hình thức chấm công bằng khuôn mặt

Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị máy chấm công khuôn mặt. ứng dụng dựa vào các đặc điểm trên khuôn mặt để so sánh, nhận dạng và định danh 1 đối tượng 1 cách tự động thông qua cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ từ trước. Đây không phải là công nghệ mới, trên thực tế thì từ khi công nghệ sinh trắc học phát triển và bùng nổ thì công nghệ nhận diện khuôn mặt cũng được phát triển theo.

Ưu điểm của hình thức chấm công khuôn mặt:

• Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh từ các hình thức khác như: Quên thẻ, trầy xước vân tay…
• Cho độ chính xác cao, không thể nào gian lận chấm công hộ
• Tốc độ chấm công nhanh, hiệu quả
• Không phát sinh thêm chi phí khác
• Kết nối thông minh với máy tính, usb… cho việc xử lý dữ liệu nhanh chóng

Nhược điểm của hình thức chấm công khuôn mặt:

• Chi phí đầu tư cho máy chấm công khá đắt
• Tốc độ xử lý chậm hơn so với dòng máy chấm công vân tay, thẻ, giấy.

5. Hình thức chấm công bằng mống mắt

Hình thức chấm công này ứng dụng công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition). Đây là phương pháp sử dụng thuật toán hình ảnh để nhận dạng một người nào đó dựa vào cấu trúc phức tạp và độc nhất của mống mắt ngay cả khi người dùng có đeo kính hay kính áp tròng.

Ưu điểm của hình thức này:

• Đây là hình thức chấm công tiên tiến bậc nhất hiện nay đảm bảo độ chính xác tuyệt đối
• Tốc độ xử lý nhanh chóng, đơn giản và rất dễ sử dụng
• Chế độ bảo mật cực kỳ tốt

Nhược điểm của hình thức này:

• Giá thành quá cao so với những hình thức chấm công còn lại

6. Hình thức chấm công online

Đây là hình thức chấm công sử dụng phần mềm chấm công online.

Ưu điểm:

• Người quản lý không cần phải mất quá nhiều thời gian nhưng vẫn có thể chấm công hiệu quả
• Phần mềm linh hoạt đối với từng doanh nghiệp, có thể thay đổi một số đặc tính của phần mềm khi sử dụng ở từng doanh nghiệp khác nhau.
•  Tạo tác phong công nghiệp, làm việc chuyên nghiệp hơn cho mỗi nhân viên
• Hệ thống phần mềm giúp định vị công ty, doanh nghiệp. Nhân viên sẽ chỉ được tính giờ bắt đầu công việc và giờ kết thúc công việc khi check in tại vị trí của công ty.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi máy tính luôn phải kết nối mạng
• Yêu cầu người lao động phải biết sử dụng phần mềm, máy tính, với những doanh nghiệp hay lao động phổ thông lớn tuổi điều này sẽ gây ra nhiều khó khăn.

Xem có muốn tìm hiểu mẫu phiếu chi ( xuất phiếu lương cho nhân viên )