Mail merge – Gửi bảng lương, hợp đồng lao động, thư mời ..

Mail merge – trộn thư, là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.

Mặc dù rất hữu ích nhưng dường như rất nhiều độc giả còn chưa biết đến tính năng này. Vì thế hôm nay Ketoanacb.com sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng.
Đầu tiên các bạn cần có file word mẫu đã tạo sẵn để chèn thông tin và một file excel tổng hợp những dữ liệu thay đổi.

Sau đây là hướng dẫn các bạn làm hợp đồng lao động bằng cách trộn thư:

Bước 1: (hướng dẫn trộn thư – mail merge)

Mở file Word, chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.

Bước 2:

Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters và chọn Next: Starting document.

Bước 3:

Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.

Bước 4:

Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

Bước 5: (hướng dẫn trộn thư – mail merge)

Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và nhấn Open.

Ví dụ file excel để tạo hợp đồng như sau: (đây chỉ là file excel minh họa, chưa đầy đủ)

Sau đó nhấn chọn sheet chứa thông tin:

Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.

Bước 6:

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.
Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

Bước 7:

Chọn Next: Write your letter.

Bước 8:

Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.

Bước 9: Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.
Sau khi chèn xong các bạn nhấn Close để đóng lại.

Bước 10: Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. Nhấn Next: Preview your letters.

Bước 11: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

Để xem từng hợp đồng nhấn chọn << , >> trong Redpident để xem.

Bước 12: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters.

Bước 13: Các bạn có thể lưu file bằng cách chọn File -> Save hoặc tổ hợp phím Ctrl + S, đặt tên file và chọn thư mục chứa file.

Tương tự như thế các bạn thực hiện với phiếu tính lương, thư mời, thông báo,…

Với bài viết của ketoanacb.com huy vọng sẽ giúp ích cho mọi người tiết kiệm thời gian. Các công việc các bạn sớm hoàn thành

3 Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số Khi Dùng Mail Merge Trong Microsoft Word, Excel

1. Sử dụng “Number Switch” trong Word

Chúng ta sẽ thực hiện cách đầu tiên là chỉnh sửa tài liệu Word. Ở đây, bạn sẽ sử dụng mã định dạng số mong muốn cho trường trộn (Merge Field) trong tài liệu Word. Trường trộn về cơ bản sẽ thông báo cho Word biết cột nào trong bảng Excel có chứa dữ liệu cần chuyển đổi. Để áp dụng định dạng cho một trường trộn, bạn phải sử dụng Number Switch (trước đây gọi là Picture switch) trong mã trường của trường đó.

Đầu tiên, bạn cần xem mã trường thực tế bằng cách mở tài liệu Mail Merge và click vào tab Mailings ở trên đầu cửa sổ. Đảm bảo tắt Preview Results để bạn có thể thấy các trường Mail-Merge. Sau đó, click chuột phải vào trường Mail-Merge (chẳng hạn «Donation») và chọn tùy chọn Toggle Field Code. Bây giờ bạn sẽ thấy mã trường thực tế (trong dấu ngoặc nhọn như trong { MERGEFIELD Donation }) cho trường đó. Chỉnh sửa mã trường đơn giản bằng cách chèn mã number switch vào cuối mã trường như:

{ MERGEFIELD Donation \# $#,##0.00 }

Words có sẵn nhiều mã ảnh, dưới đây là 4 ví dụ với các kết quả tương ứng:

{ MERGEFIELD Cost \# 00.00 } 01.00

{ MERGEFIELD Sales \# $### } $ 15

{ MERGEFIELD Sales \# $#,##0.00 } $ 1,500.00

{ MERGEFIELD Date \@ "MMMM d" } November 26

Như bạn có thể thấy, mã numeric switch giống với mã định dạng Excel ngoại trừ chúng được theo sau bởi ký tự “\#” đối với số và “\@” đối với ngày tháng.

Lưu ý: Chỉ được sử dụng dấu ngoặc kép trong mã ngày, không sử dụng cho mã số.

Để xem nhiều mã khác, xem bảng dưới đây hoặc tìm kiếm mã numeric switch trong Microsoft Word trên mạng.

Dưới đây là một số ví dụ về mã trường số cho dữ liệu trong cột “Sales” trong bảng tính Excel.

Numeric switch cho trường trộn Mail-Merge

Thực tế, Word và Excel sử dụng cùng một mã định dạng, nhưng không sử dụng cùng một định dạng hàm. Ví dụ, không có hàm MergeField giống như bên dưới:

{ MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") }

Lưu ý: Khi thêm hoặc thay đổi numeric switch, hiệu ứng có thể không thay đổi ngay, bạn cần cập nhật trường bằng cách click vào đó và chọn Update Field hoặc click vào nút Mailings > Preview Results. Đôi khi bạn phải thực hiện thao tác này 2, 3 lần. Nếu sử dụng Mail-Merge Wizard, bạn có thể phải trở lại các bước trước để xem thay đổi.

2. Sửa đổi bảng tính Excel

Trong bảng tính Excel, hãy chèn một cột sử dụng công thức chuyển đổi số hoặc ngày tháng trong Excel thành định dạng text bạn muốn xuất hiện trong Mail Merge.

Để thực hiện điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm TEXT trong Excel. Hàm này có chức năng chuyển đổi số hoặc ngày tháng thành định dạng text tương ứng. Tuy nhiên phương pháp này có một nhược điểm là bạn cần biết mã định dạng nhất định. Mặc dù các mã này giống hệt với mã được sử dụng trong tính năng định dạng Custom Number của Excel nhưng hầu hết người dùng hiếm khi thấy chúng.

Ví dụ: Các công thức TEXT(B3, “$#,##0.00”) và TEXT(C5, “M/dd/yy”) chuyển đổi số và ngày tháng thành dạng text (trong trường hợp này chuyển đổi sẽ thành “$12,345.67” and “12/01/10”.

Mẹo: Bạn nên định dạng ô chứa những công thức này ở dạng khác (in nghiêng, bôi đậm, màu khác) để biết những số này chỉ ở dạng text đơn giản. Trong các phiên bản Excel cũ hơn, những số này không được sử dụng để tính toán nhưng trong Excel 2016, bạn có thể sử dụng chúng trong tất cả các công thức ngoại trừ hàm tổng như SUM và AVERAGE. Ưu điểm của việc định dạng ngày tháng và số ở dạng text là khi chuyển từ Excel sang tài liệu Word Mail Merge không bị lộn xộn.

Mã định dạng cho hàm TEXT

Dưới đây là bảng các mã thường được sử dụng trong hàm Text.

Lưu ý: “0” và “#” đóng vai trò như placeholder (ký tự giữ chỗ) cho số nhưng “0” buộc số 0 ở đầu hoặc cuối, “#” sẽ được thay thế bằng một số nếu nó không phải là số 0 đứng đầu hoặc cuối. Do đó, mã “00000” sẽ đảm bảo số 0 ở đầu không bị cắt bỏ đi trong các mã bưu điện New Jersey.

Những mã cho số, ngày tháng, thời gian có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc định dạng số Custom của Excel. Tuy nhiên, có một điểm khác nhau giữa cách hoạt động của những code này trong Excel và Word trong Microsoft Office 2013. Trong Excel, bạn có thể sử dụng M hoặc m cho tháng hoặc phút. Trong hầu hết các trường hợp, Excel đủ thông minh để xác định đơn vị bạn đang sử dụng nhưng Word không được thông minh như vậy, bạn cần sử dụng chữ cái viết hoa cho tháng, và viết thường cho phút. Ngoài ra, Excel có thêm mã “MMMMM” cho kết quả chữ viết tắt duy nhất của tháng (ví dụ: J, F, M, A, v.v…)

Lưu ý: Khi chuyển đổi những số này ở dạng text, chúng không được sử dụng trong các hàm SUM hoặc AVERAGE, nếu muốn, bạn cần chuyển đổi lại một lần nữa sử dụng hàm VALUE.

Hàm ROUND

Thay vì hàm TEXT, một số người dùng thích sử dụng hàm ROUND để bỏ bớt số lượng thập phân thêm vào. Hàm ROUND sẽ làm tròn các số lên hoặc xuống đến vị trí thập phân bạn chỉ định. Ưu điểm là số làm tròn không phải ở dạng text, bạn vẫn có thể sử dụng chúng để tính toán. Hàm ROUND có thể hoạt động tốt trong Mail Merge nhưng ít khi sử dụng chúng vì:

• Hàm ROUND sẽ bỏ ký hiệu đô la hoặc dấu phân cách hàng nghìn (dấu phẩy).
• Hàm ROUND sẽ bỏ các số 0 ở cuối.
• Đôi khi hàm ROUND hiển thị sai vị trí thập phân khi chuyển đổi sang Mail Merge. Ví dụ, tài liệu Mail Merge hiển thị 4 vị trí thập phân trong khi hàm Round chỉ định 2 hoặc 3 vị trí.

Trong một số trường hợp hiếm gặp, hàm ROUND còn hiển thị sai số trong Mail Merge ví dụ thay vì 1.0014, Mail Merge hiển thị 1.0013.

3. Sử dụng liên kết DDE

Hai phương pháp trên tương đối đơn giản nhưng bạn cần nhớ mã định dạng và trong một số trường hợp mã giống nhau nhưng cách sử dụng cũng khác nhau.

Một biện pháp đơn giản hơn là liên kết Word với Excel sử dụng liên kết DDE (Dynamic Data Exchange). Nghe có vẻ phức tạp nhưng nếu bạn có thể trộn thư thì DDE không thể làm khó bạn. Bạn chỉ cần thực hiện hai bước và bước đầu tiên là kích hoạt Word mở file thông qua DEE (bước này chỉ cần thực hiện một lần).

Như đã nói ở trên DDE không hoạt động trong Office 2016. Dynamic Data Exchange là một kỹ thuật cũ và có vẻ Microsoft đang trong quá trình từ bỏ nó. Đôi khi nó hoạt động trong Office 2016 và đôi khi không. Thủ thuật để nó hoạt động trong Office 2016 là nguồn dữ liệu Excel phải được mở trước khi truy cập nó từ Word. Và trong Excel, bảng phải được bắt đầu ở hàng đầu tiên trong bảng tính đầu tiên trong file.

Để thiết lập liên kết DDE trong Word 2013, thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1. Click vào File > Options.

Bước 2. Click vào tab Advanced ở bên trái và cuộn trong phần General.

Bước 3. Tích vào ô Confirm file format conversion on open.

Đây là bước đầu tiên và bạn sẽ không phải thực hiện lại nữa. Từ bây giờ, bản sao Word sẽ được mở ở nhiều loại file khác nhau và mở bằng các con đường khác trong đó có DDE. Nhược điểm của phương pháp này là mỗi lần mở file không phải tài liệu Word trong Microsoft Word, chương trình sẽ cho bạn thay đổi lựa chọn.

Bước thứ hai là bước cuối cùng bạn cần làm mỗi khi chọn nguồn dữ liệu cho Mail Merge (trước Bước 3 của hướng dẫn Mail Merge hoặc sau khi nhấn nút Select Recipients trong ribbon Mailings).

Thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1. Sau khi chọn file dữ liệu muốn sử dụng, hộp thoại Confirm Data Source sẽ xuất hiện.

Bước 2. Kiểu mặc định là OLE nhưng bạn có thể thay đổi thành kiểu khác. Trong hộp thoại Confirm Data Source, click vào Show all. Trong danh sách kiểu file mở rộng, chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls). (Chọn tùy chọn này nếu sử dụng định dạng file Excel mới hơn *.xlsx). Nếu được hỏi, xác nhận bạn chọn Entire Spreadsheet.

Nếu đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn cần chọn nó một lần nữa, lần này thông qua liên kết DDE. Từ giờ, định dạng Excel sẽ được chuyển sang tài liệu Word Mail Merge khá nguyên vẹn.

Cảnh báo: Đảm bảo tài liệu bạn muốn hợp nhất phải nằm trong sheet đầu tiên của tài liệu Excel.

Trên đây là các cách sửa lỗi định dạng khi sử dụng Mail Merge trong Word. Chúc các bạn thực hiện thành công!